KNO-Team beim morgendlichen Check-in Call

Unser Homeoffice-Tagebuch

Wir haben vorsichtshalber schon vor der allgemeinen Anordnung auf das remote Arbeiten, genannt „Homeoffice“, umgestellt. In unserem Homeoffice-Tagebuch erzählen wir, mit welchen Tools und Organisationsmethoden wir die verschiedenen Herausforderungen meistern.

Arbeiten im Homeoffice #1

Am Dienstagabend wurde entschieden, dass das KNO-Team ab sofort aus dem Homeoffice arbeitet. Wir sind zum Glück alle gesund, möchten damit aber unseren Beitrag zum #flattenthecurve leisten.

Heute ist also bereits Tag 3, an dem wir von Zuhause aus arbeiten – und es läuft gut. Natürlich hatten wir bedenken, ob das mit dem Homeoffice wirklich klappt … haben wir die richtigen Tools, um trotzdem effizient zu arbeiten, können wir auch innerhalb des Teams „connected“ bleiben, ohne dass wir uns täglich sehen? Bis jetzt klappt es. Sicher bedarf es an den ein oder anderen Stellen Optimierungen, aber als Agentur für Digitale Kommunikation sind wir in puncto Digitalisierung bereits gut aufgestellt und nicht komplett unerfahren im remote Arbeiten.

Screenshot von der Google Drive Umgebung

So nutzen wir beispielsweise die G-Suite von Google. Das darin enthaltene Tool „Drive“ ermöglicht es uns von überall (Internet vorausgesetzt) Dokumente in der Cloud zu speichern, Dateien zu teilen und diese gemeinsam (auch parallel) zu bearbeiten. Trotzdem hat jede/r seine persönliche Ablage, auf die nur er oder sie Zugriff hat. Unser Fazit: Nicht nur praktisch, sondern unverzichtbar!

Wir berichten weiter aus dem Homeoffice. Bleibt dran und gesund, euer KNO-Team

Arbeiten im Homeoffice #2

Weiter geht es mit unserem Logbuch aus dem Homeoffice. Heute morgen sind wir mit einem kurzen Teammeeting in die neue Woche gestartet. Dank Google Hangouts funktioniert das wirklich gut. 

Hangouts ist ein Videokonferenz- und Instant Messaging-Dienst, der in der G-Suite integriert ist, aber mit einem vorhandenen Google-Konto auch unabhängig davon genutzt werden kann.

Das KNO-Team beim morgendlichen Check-In Call via Hangouts

Wir bei KNO nutzen Hangouts ausschließlich für Videokonferenzen (welchen Messenger wir nutzen, verraten wir euch in einem der nächsten Updates aus dem Homeoffice). Maximal zehn Teilnehmer können an einem Gespräch gleichzeitig teilnehmen – also genau richtig für unser Team. Meist startet unser Chef Daniel den Call – wir selbst müssen dann nur noch einen Klick auf den bereitgestellten Link tätigen und los geht es mit dem virtuellen Meeting. Positiv ist, dass alle TeilnehmerInnen auf dem Bildschirm zu sehen sind, wer das Wort hat, wird groß eingeblendet. Dank Hangouts bleiben wir als Team also auch in Corona-Zeiten „connected“ und up to date über die Arbeit der KollegInnen.

Wir berichten weiter aus dem Homeoffice. Bleibt dran und gesund, euer KNO-Team

Arbeiten im Homeoffice #3

Einen wunderschönen guten Tag aus dem KNO Homeoffice. Strahlend schöner Sonnenschein lädt eigentlich dazu ein, den Laptop auszuschalten, aber wir bleiben fokussiert. 

Screenshot von einem Google Doc während der Bearbeitung

Heute wollen wir euch von unserer Arbeit mit Google Docs und Tabellen erzählen. Die Tools sind in der G-Suite integriert und erleichtern die Arbeit an gemeinsamen Projekten ungemein. Der Vorteil: Sind Dokumente für mehrere Personen freigegeben, können sie parallel bearbeitet werden. Man kann live sehen, welche Änderungen oder Ergänzungen die KollegInnen vornehmen, während man selbst eventuell gerade einen späteren Absatz vervollständigt oder in einer anderen Zeile Formeln überprüft. Ein integrierter Chat ermöglicht es sogar, dass man sich direkt austauschen kann. Wenn man möchte, dass andere Personen das Dokument nicht bearbeiten können, geht das aber auch – einfach bei den Freigabeoptionen „kommentieren“ oder „ansehen“ auswählen.

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Arbeiten im Homeoffice #4

In unserem Homeoffice-Tagebuch #2 haben wir euch bereits erzählt, dass wir für Videokonferenzen Google Hangouts nutzen. Natürlich besprechen wir nicht jedes kleine Anliegen per Videochat – dann würde ja niemand mehr zum Arbeiten kommen. Für den kleinen Austausch nutzen wir den Instant Messenger Slack.

Man kann in Slack sogenannte Workspaces erstellen, in denen dann alle KollegInnen miteinander kommunizieren können. Praktischerweise können verschiedene (projektbezogene) Channels erstellt werden, die nur für die zugehörigen Teammitglieder geöffnet sind – das erleichtert den Überblick und spart nicht am Projekt beteiligten KollegInnen Zeit. Auch direkte Nachrichten zwischen zwei Personen können selbstverständlich ausgetauscht werden. Genauso ist das Teilen von Dateien möglich.

In unserem Workspace werden auch automatisch Erinnerungen an Einträge aus dem Agenturkalender gepostet, sodass zum Beispiel niemand den Termin für die nächste Videokonferenz verpasst. 😉

Eine Liste weiterer praktischer Tools haben wir euch ebenfalls zusammengestellt.

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Arbeiten im Homeoffice #5

Screenshot von der Office Lens App

Wir sind zurück aus dem Wochenende und haben natürlich die neuesten Entwicklungen in der „Corona-Krise“ verfolgt. #StayHome lautet für uns auch weiterhin das Motto. 

Nun zu einem praktischen Problem, über das ich letzte Woche im Homeoffice gestolpert bin. Ich habe zuhause keinen Scanner, musste aber einige Dokumente digitalisieren. Was also tun? Der umständliche Weg wäre: abfotografieren, Fotos auf den Rechner schicken, in PDFs (oder gewünschtes Format) umwandeln und ggf. an andere Personen weiterleiten. Praktischer geht das mit der App „Office Lens“ von Microsoft. Dabei handelt es sich um einen kostenlosen Dokumenten-Scanner für Tablet und Smartphone. Bilder von Whiteboards und Dokumente können in der App beschnitten und verbessert werden. Außerdem ist das Speichern der Bilder als PDF-, Word- und PowerPoint-Datei direkt möglich. Ich kann mir den Umweg über den Rechner also sparen. Noch ein Pluspunkt: die integrierte Texterkennung für handschriftliche Notizen.

Welche Tools erleichtern euch das Arbeiten von zuhause?

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Arbeiten im Homeoffice #6

Sonnige Grüße aus dem KNO-Homeoffice. Heute soll es mal nicht darum gehen, welche Tools uns die Arbeit erleichtern, sondern um etwas, das uns fehlt. 

KNO-Team im Mittags-Meer

Nach zwei Wochen, in denen jeder in seinen eigenen vier Wänden statt im Büro sitzt, fehlen uns die kurzen Gespräche zwischendurch mit den KollegInnen – in der Teeküche, am Schreibtisch, beim Mittagessen. Kurze Talks, in denen einfach kurz mal über spontane Einfälle, witzige Tweets, YouTube-Videos oder das gestrige Abendessen gesprochen wird. Diese „Flurgespräche“ passieren im normalen Arbeitsalltag einfach, aber beim remoten Arbeiten eröffnet man natürlich nicht gleich ein Telefonmeeting, um nur mal kurz etwas zu erzählen. 
Unsere Lösung ist vorerst ein Mittagsmeeting, an dem jede/r teilnehmen kann, aber nicht muss – wer Zeit und Lust hat, kann mit den anderen zusammen essen, quatschen oder auch einfach nur dabei sein. Heute hat uns Steffen zum Beispiel mehr über die Aktion „YourLocal Magdeburg“ erzählt.

Was vermisst ihr in der Isolation?

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