Per Videokonferenz verliert man sich auch über größere Distanzen nicht aus den Augen

Technik und Tools fürs Homeoffice

Nicht nur für die Arbeit im Homeoffice, aber ganz besonders dafür, sollten Tools ausgewählt werden, die den MitarbeiterInnen die Arbeit erleichtern. Für die Kommunikation (intern und extern) bieten sich Anwendungen an, die verschiedene Möglichkeiten (z.B. Einzel- und Gruppenchats, Telefon- und Videokonferenzen) kombinieren. Tools für das kollaborative Arbeiten und den Datenaustausch gehen meist Hand in Hand und erleichtern das Arbeiten an gemeinsamen Projekten trotz örtlicher Entfernung immens. Sicherheitssoftware sollte beim Umgang mit sensiblen Daten wie Passwörtern auf jeden Fall genutzt werden.

Kommunikation

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Slack

Der webbasierte Instant-Messaging-Dienst Slack ist ideal für die Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen, da einzelne NutzerInnen verschiedenen Kanälen zugeordnet werden können. Datenaustausch, Audio- und Videoanrufe samt Screenshare sind möglich und einzelne Kanäle können mit externen NutzerInnen geteilt werden. Nachteile: Die Chatverläufe, gerade bei vielen vorhandenen Kanälen und eröffneten Threads, können schnell unübersichtlich werden. Kostenfrei ist nur eine Version mit eingeschränkten Funktionen.

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Google Hangouts

Hangouts ist ebenfalls ein Instant-Messenger-Dienst, der auch Audio- und Videokonferenzen für bis zu zehn Personen erlaubt. Dank der Möglichkeit, den eigenen Bildschirm mit den TeilnehmerInnen zu teilen (Screenshare), ist er sehr gut für kleinere Teammeetings geeignet. Außerdem positiv hervorzuheben: sehr flexibel und kostenlos. Leider beansprucht die Anwendung viel Rechenleistung.

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Google Meet

Meet ist quasi das Hangouts für Profis. Das Tool ermöglicht ebenfalls Audio- und Videokonferenzen samt Screenshare (eigenen Bildschirm mit den TeilnehmerInnen teilen). NutzerInnen können sich zudem per Telefonanruf einwählen, was die ganze Sache natürlich noch flexibler macht. Auch Google Meet ist kostenlos, aber beansprucht ebenfalls viel Rechenleistung.

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Microsoft Teams

Teams ist eine Plattform, die ähnlich wie Slack funktioniert. NutzerInnen können chatten, Besprechungen abhalten, Notizen und Anhänge austauschen. Für die gezielte Kommunikation können verschiedenen Kanäle erstellt werden, zu denen auch externe NutzerInnen eingeladen werden können. Teams ist standardmäßig in die Office-365-Suite integriert und empfiehlt sich vor allem für Teams, die mit Windows-Rechnern arbeiten.

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Zoom

Zoom ist ein Messenger- und Video-Tool, das sich für Online-Meetings eignet. Auch hier ist die Screenshare-Funktion möglich. Einen Pluspunkt gibt es für die Aufzeichnenfunktion in der Cloud.

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Skype

Wohl das Urgestein unter den Konferenz-Tools – auch Skype bietet Audio- und Videoanrufe samt Screenshare und Datentransfer. Von Skype ausgehende Anrufe sind auch auf Telefone möglich.

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Jitsi Meet

Mit der kostenlosen Software Jitsi Meet kann man browserbasiert schnell Videokonferenzen starten – Konferenzraum anlegen, URL teilen und los geht es. Chat und Screensharing sind ebenfalls integriert. Für private Konferenzen kann der Konferenzraum mit einem Passwort geschützt werden.

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GoToMeeting

Bei GoToMeeting handelt es sich um ein Softwarepaket für Online-Besprechungen, Desktopfreigaben und Videokonferenzen, mit dem BenutzerInnen andere ComputerbenutzerInnen, KundInnen oder KollegInnen in Echtzeit über das Internet treffen können. Zur Anwendung auf mobilen Geräten gibt es zusätzlich eine App.

Team Kollaboration

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Microsoft Office Online

Dieses Office-Paket von Microsoft wird als kostenlose Webanwendung angeboten und gehört zur Microsoft-Office-Familie. Die kostenlose Variante ist jedoch im Vergleich zu den Desktopversionen in ihrem Funktionsumfang reduziert.

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Google Docs, Tabellen, Präsentationen & Formulare

Das Office-Paket von Google, das ebenfalls als kostenlose Webanwendung angeboten wird, enthält alle unter Windows und Apple gängigen Anwendungen. Die angelegten Dokumente können mit anderen geteilt und gleichzeitig bearbeitet werden. Über den Änderungsverlauf kann man außerdem zu einem vorangegangenen Status zurückkehren.

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TeamViewer

Diese Fernwartungssoftware bietet sich an für Screen-Sharing, Videokonferenzen, Dateitransfer und VPN. TeamViewer arbeitet durch Firewalls und NAT sowie Proxy-Server hindurch und ist dadurch einfach zu verwenden. NutzerInnen können sich so schnell untereinander helfen, beispielsweise bei Einstellungen, Einrichtung oder generellen PC-Problemen. Für private NutzerInnen ist das Tool kostenfrei.

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Evernote

Evernote ist ein webbasierter Notizdienst. Mit Hilfe des Tools kann man aus verschiedenen Quellen heraus (z.B. Mail-Programm, Webbrowser) Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten sammeln, ordnen und wiederfinden. Auch für To-Do-Listen kann Evernote genutzt werden.

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Google Notizen

Google Notizen ermöglicht die Verwaltung von Text-, Sprach- und Bild-Notizen, die auch mit anderen Personen geteilt und von diesen bearbeitet werden. Das farbliche Markieren der Notizen erleichtert die Organisation, außerdem können Erinnerungen hinzugefügt werden.

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Microsoft OneNote

OneNote ist Microsofts Pendant zu Google Notizen – ein digitaler Notizblock, der auch die handschriftliche Eingabe ermöglicht. Notizen können geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.

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Todoist

Die Stärke von Todoist liegt im Erfassen und Organisieren von Aufgaben. Es erleichtert die Team Kollaboration und ermöglicht das Verteilen von Prioritäten und Verfolgen von Fortschritten. Die Möglichkeit der Einbindung in Smart-Assistenten (z.B. Siri) rundet den Workflow ab.

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Trello

Trello ist sehr unkompliziert und kostenlos zu nutzen. Die Anwendung ist flexibel. Projekte können visuell verwaltet und organisiert werden. Nutzern können Aufgaben und Checklisten zugeteilt werden, weshalb  es sich sehr gut für Projektmanagement eignet.

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Asana

Asana ist eine Plattform zur Arbeitsverwaltung, die Teams verwenden, um sich auf die wachstumsfördernden Ziele, Projekte und täglichen Aufgaben zu konzentrieren. Das Tool hilft dabei, besser zu organisieren, zielgerichtet zu arbeiten und Fristen einzuhalten.

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remember the milk

Mit Remember The Milk lassen sich online Aufgabenlisten erstellen und verwalten. Jeder Eintrag kann mit einem Fälligkeitstermin und einer von drei Prioritätsstufen versehen werden. Zudem können Aufgaben mittels Tags verschlagwortet und durch zusätzliche Notizen ergänzt werden. Die Listen lassen sich nach Priorität, Fälligkeitsdatum oder Name der Aufgabe sortieren. Über E-Mail oder SMS können sich NutzerInnen automatische Erinnerungsnachrichten zukommen lassen.

Datenspeicher und -austausch

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Google Drive

Drive ist der Filehosting-Dienst des Unternehmens Google LLC. Er ermöglicht Benutzern das Speichern von Dokumenten in der Cloud, das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Jede/r NutzerIn erhält mit Erstellen eines Google-Kontos 15 GB Speicherplatz.

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Dropbox

Dropbox ist ein reiner Filehosting-Dienst, welcher BenutzerInnen das Speichern von Dokumenten in der Cloud und das Teilen von Dateien ermöglicht.

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WeTransfer

Der primäre Zweck von WeTransfer ist nicht das dauerhafte Speichern und Teilen von Dateien mit Anderen, wie es konkurrierende Dienste anbieten, sondern nur der Versand großer Dateien an einen oder mehrere Empfänger. Dafür bedarf es hier keiner Registrierung oder Anmeldung.

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Box

Box ist ein Cloud Service für Content Management und Filesharing, mit dem Teams gemeinsam auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können. Dateien können auf den Desktop gestreamt oder im Browser bearbeitet werden.

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Nextcloud

Nextcloud ist ein Filehosting-Dienst, mit dem Daten auf einem eigenen Server gespeichert werden können. Zugriff ist über mehrere Rechner oder den Webbrowser möglich. Vorteil durch das Speichern auf einem eigenen Server: Reduzierung von Möglichkeiten des Datenmissbrauchs.

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Microsoft OneDrive

Microsofts Pendant zu Dropbox und Google Drive, OneDrive, kennen manche vielleicht noch unter dem Namen Microsoft SkyDrive. Der Zugriff erfolgt über den Browser, über eine auf dem Computer installierte Anwendung oder Apps. Die Dateien können ebenfalls anderen NutzerInnen zugänglich gemacht werden. In der kostenlosen Version stehen 5 GB und in Verbindung mit einem Office 365 Paket sogar 1 TB Speicherplatz zur Verfügung.

Sicherheit

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KeePassX

Die Open-Source-Software KeePassX verwaltet Passwörter und speichert sie verschlüsselt in einer Datenbankdatei. Zum Öffnen werden Datenbankdatei, Schlüsseldatei und Passwort benötigt.

Bei uns lagern die jeweiligen Dateien separat auf einem Server und das Passwort merken sich die Mitarbeiter.

READ2BURN

READ2BURN ermöglicht es empfindliche Informationen (z.B. Passwörter) mit anderen zu teilen. Für die hinterlegte Information wird ein Link erzeugt, der nur ein einziges Mal geöffnet werden kann, bevor der Inhalt gelöscht wird. Dafür hat der Empfänger 100 Tage Zeit.

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One Time Secret

One Time Secret ist ein kostenloses Tool um empfindliche Informationen, z.B. Passwörter, mit anderen zu teilen. Die Lebenszeit des geheimen Links reicht von fünf Minuten bis sieben Tage.

zusätzliche Tools

Smart-Assistenten wie Google, Alexa, Siri und Cortana (sogar Bixby :-X) können Aufgaben wie das Erstellen eines Timers übernehmen. So kann die geplante Bearbeitungszeit von Aufgaben im Handumdrehen strukturiert werden. Weiterhin können Erinnerungen wie z.B. „Erinnere mich um 11:45 Uhr an das Meeting“ oder Kalendereinträge erstellt werden. Aufgrund der Spracheingabe gehen diese Funktionen leicht „von der Hand“ und sind im Heim-Arbeitsalltag sehr praktisch. Geht man einen Schritt weiter, lassen sich auch Tagesroutinen erstellen. Aber das ist schon ein Thema für einen eigenen Beitrag.

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Photopea

Photopea ermöglicht die Bildbearbeitung im Browser mit vielen bekannten Funktionen von Photoshop (Ebenen, Ebeneneffekte etc.) und kann unter anderem mit PSD-Dateien umgehen. Die kostenlose Variante beinhaltet Werbeeinblendungen.

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Office Lens

Office Lens ist ein kostenloser Dokumenten-Scanner für Tablet und Smartphone. Bilder von Whiteboards und Dokumente können in der App beschnitten und verbessert werden. Außerdem können Bilder direkt in PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien umgewandelt werden. Integrierte Texterkennung auch für handschriftliche Notizen.

Haben Sie Fragen oder brauchen Sie Beratung? Wir geben unser Wissen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns unter kno@korrekturnachoben.de.

Praktische Tipps fürs Homeoffice finden Sie hier.

Wie wir als Team auch im Homeoffice weiter zusammenarbeiten, erfahren Sie in unserem Homeoffice-Tagebuch.

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